PROSEDUR PEMINJAMAN, PENGEMBALIAN, PENYUSUTAN DAN PENILAIAN ARSIP

Untuk menghindari hilangnya arsip yang disebabkan oleh peminjaman yang tidak melakukan administrasi yang tertib, maka petugas kearsipan menyediakan formulir khusus untuk mencatat arsip yang dipinjam, yang disebut bon pinjaman (out slip).

Bon pinjaman (out slip) adalah sehelai kertas yang berisi keterangan-keterangan yang dapat digunakan sebagai pengganti warkat atau arsip yang dipinjam.  Oleh karena itu bon pinkam (out slip) harus ditempatkan pada tempat warkat atau arsip yang dikeluarkan atau dipinjam.

Supaya arsip-arsip yang dipinjam oleh pihak lain mudah diketahui jumlah dan tempat serta kapan harus dikembalikan, maka petugas arsip harus menempuh langkah-langkah sebagai berikut :

1)      Mengisi bon pinjaman rangkap 3 dan ditanda tangani oleh peminjam.

·         Lembar pertama (asli) dijadikan sebagai pengganti arsip yang dipinjam dan ditempatkan dalam folder yang disebut dengan istilah out slip.  Bila dipinjam 1 map, maka map pengganti arsip yang dipinjam disebut out folder.   Begitu juga halnya jika arsip yang dipinjam tadi ada lagi pihak lain yang akan meminjam maka harus dibuatkan on call cardnya.

·         Lembar kedua diberikan kepada si peminjam.

·         Lembar ketiga dijadikan sebagai bukti arsip yang dipinjam oleh arsiparis pada unit kearsipan dan ditempatkan pada berkas peringatan yang disusun berdasarkan tanggal pengembalian.

2)      Petugas harus memeriksa setiap saat berkas peringatan pada unit kearsipan agar arsip dikembalikan tepat waktu.

3)      Pada waktu pengembalian arsip, yang harus diperiksa adalah apakah arsip masih baik atau rusak, lewat jatuh tempo atau tidak.  Bila rusak harus diperbaiki, bila lewat jatuh tempo peminjam diberi teguran.

4)      Menerima arsip tersebut bersama bon pinjaman.

5)      Menempatkan kembali arsip pada tempat penyimpanan semula dan mencabut out slip dari folder.

6)      Bon pinjaman yang diterima si peminjam dan yang dicabut dari folder dapat dirobek.  Sedangkan bon pinjaman dari unit kearsipan disimpan sebagai bahan pertimbangan untuk menilai arsip pasif atau semi pasif.

MATERI LEBIH LENGKAP

DOWNLOAD