KEARSIPAN SISTEM MASALAH

Daftar Klasifikasi

Dari 5 sistem kearsipan yang kita kenal pada materi ini akan dibahas bagaimana mempraktekkan kearsipan sistem Masalah. Kearsipan Sistem Masalah adalah sistem penyimpanan  dan penemuan kembali arsip berdasarkan masalah/ pokok isi surat. Dalam hal ini surat-surat disimpan berdasarkan perihal surat, misalnya surat ijin pegawai disimpan dalam kelompok surat ijin, surat tentang keuangan disimpan di kelompok keuangan, dan sebagainya.

Daftar klasifikasi dalam kearsipan merupakan suatu pedoman untuk pemberian kode arsip sekaligus merupakan pedoman penyimpanan dan penemuan kembali arsip.

Khusus dalam kearsipan sistem masalah  daftar klasifikasi dibuat lebih dahulu dan ditetapkan oleh organisasi untuk dijadikan sebagai pedoman. Untuk organisasi yang kecil biasanya klasifikasinya hanya berdasarkan masalah utama, untuk organisasi tingkat menengah klasifikasi berdasarkan masalah utama dan sub masalah, sedangkan untuk organisasi yang besar klasifikasi dibuat berdasarkan masalah utama, sub masalah dan sub-sub masalah.

MATERI LENGKAP

DOWNLOAD

UNTUK SOAL LATIHAN KLIK LINK DI BAWAH

LATIHAN

PEMELIHARAAN DAN PERAWATAN ARSIP

Salah satu usaha untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan sebagaimana diamanatkan dalam Undang-undang Nomor : 7 Tahun 1971 pasal 3 adalah dengan melakukan pemeliharaan dan perawatan arsip.

Pemeliharaan dan perawatan arsip merupakan suatu hal yang mutlak dilakukan karena bahan rekam yang digunakan untuk membuat arsip terdiri dari beberapa komponen yang saling kontak antara komponen yang satu dengan lainnya. Kontak antar komponen yang masing-masing mengandung asam tersebut dapat mengakibatkan bahan arsip menjadi rusak.

Kerusakan arsip selain disebabkan oleh faktor dari dalam, juga disebabkan oleh faktor dari luar seperti udara, cahaya, mikro organisme serta oleh manusia atau petugas arsip karena kesalahan-kesalahan yang dilakukan dalam penanganan maupun penyimpanannya.

Pemeliharaan dan perawatan arsip pada hakekatnya adalah pemeliharaan dan perawatan fisik arsip. Apabila fisik arsip utuh, maka utuh pula informasi yang dikandungnya. Kegiatan pemeliharaan dan perawatan bahan arsip merupakan kegiatan yang tidak mudah dilakukan karena bahan atau media rekam arsip beraneka macam dan penyebab dari kerusakan suatu arsip juga bermacam-macam pula.

MATERI LEBIH LENGKAP

DOWNLOAD

PROSEDUR PEMINJAMAN, PENGEMBALIAN, PENYUSUTAN DAN PENILAIAN ARSIP

Untuk menghindari hilangnya arsip yang disebabkan oleh peminjaman yang tidak melakukan administrasi yang tertib, maka petugas kearsipan menyediakan formulir khusus untuk mencatat arsip yang dipinjam, yang disebut bon pinjaman (out slip).

Bon pinjaman (out slip) adalah sehelai kertas yang berisi keterangan-keterangan yang dapat digunakan sebagai pengganti warkat atau arsip yang dipinjam.  Oleh karena itu bon pinkam (out slip) harus ditempatkan pada tempat warkat atau arsip yang dikeluarkan atau dipinjam.

Supaya arsip-arsip yang dipinjam oleh pihak lain mudah diketahui jumlah dan tempat serta kapan harus dikembalikan, maka petugas arsip harus menempuh langkah-langkah sebagai berikut :

1)      Mengisi bon pinjaman rangkap 3 dan ditanda tangani oleh peminjam.

·         Lembar pertama (asli) dijadikan sebagai pengganti arsip yang dipinjam dan ditempatkan dalam folder yang disebut dengan istilah out slip.  Bila dipinjam 1 map, maka map pengganti arsip yang dipinjam disebut out folder.   Begitu juga halnya jika arsip yang dipinjam tadi ada lagi pihak lain yang akan meminjam maka harus dibuatkan on call cardnya.

·         Lembar kedua diberikan kepada si peminjam.

·         Lembar ketiga dijadikan sebagai bukti arsip yang dipinjam oleh arsiparis pada unit kearsipan dan ditempatkan pada berkas peringatan yang disusun berdasarkan tanggal pengembalian.

2)      Petugas harus memeriksa setiap saat berkas peringatan pada unit kearsipan agar arsip dikembalikan tepat waktu.

3)      Pada waktu pengembalian arsip, yang harus diperiksa adalah apakah arsip masih baik atau rusak, lewat jatuh tempo atau tidak.  Bila rusak harus diperbaiki, bila lewat jatuh tempo peminjam diberi teguran.

4)      Menerima arsip tersebut bersama bon pinjaman.

5)      Menempatkan kembali arsip pada tempat penyimpanan semula dan mencabut out slip dari folder.

6)      Bon pinjaman yang diterima si peminjam dan yang dicabut dari folder dapat dirobek.  Sedangkan bon pinjaman dari unit kearsipan disimpan sebagai bahan pertimbangan untuk menilai arsip pasif atau semi pasif.

MATERI LEBIH LENGKAP

DOWNLOAD

KEARSIPAN SISTEM ABJAD (ALPHABETIC FILING SYSTEM

Pengertian Kearsipan Sistem Abjad

Adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan abjad.
Contoh: Kearsipan Sistem Abjad.

      Karton penyekat abjad         Map ordner sistem abjad

Dalam penyusunannya setiap map (folder) menunjukkan nama korespondennya serta disusun berdasarkan abjad sesuai dengan warkat yang ada.

Sistem abjad ini merupakan sistem penyimpanan yang sederhana dan mudah dalam menentukan dokumen, dimana petugas bisa langsung ke file penyimpanan dan melihat huruf abjad, tanpa melalui alat bantu seperti indeks yang disebut juga dengan sistem arsip langsung (direct filing system)

Sistem abjad umumnya dipilih sebagai sistem penyimpanan arsip karena:

1. Dokumen sering dicari dan diminta melalui nama.
2. Petugas menginginkan agar dokumen dari nama yang sama.
3. Jumlah langganan yang berkomunikasi banyak.
4. Nama lebih mudah diingat oleh siapapun.

ISTILAH-ISTILAH DALAM SISTEM ABJAD :

1. Kode
   Adalah tanda atau simbol yang dibubuhkan pada lembaran warkat. Kode ditulis dengan pensil pada lembaran warkat sebagai pedoman penyimpanan. 
2. Indeks
   Suatu daftar atau tabel yang dipergunakan dalam pekerjaan kearsipan.
3. Mengindeks
   Kegiatan membagi nama/judul atas beberapa unit.
4. Unit
   Bagian terkecil dari suatu nama/judul.
5. Kode Arsip
   Diambil dari abjad pertama dari unit pertama.

MATERI LENGKAP

DOWNLOAD

UNTUK LATIHAN SOAL KLIK LINK DI BAWAH

LATIHAN

PROSEDUR PENGURUSAN ARSIP

1. Prosedur pengurusan surat masuk

1. Penyortiran surat atau dokumen
2.   Pembukaan Sampul Surat
3. Pemberian tanggal dan pemeriksaan lampiran
4. Membaca, memberi garis bawah dan membuat catatan penting/memberi tanda.
5.  Pengagendaan surat
6.  Pengarahan surat masuk
7. Pendistribusian/penyampaian surat
8. Penyimpanan surat

1. Prosedur pengurusan surat keluar

 a.       Pembuatan konsep surat
b.      Persetujuan konsep surat
c.       Mengagendakan surat
d.      Pengetikan konsep surat
e.       Pemeriksaan konsep
f.       Penandatanganan surat
g.      Pemberian cap dinas

Download Materi

DOWNLOAD

TENTANG KEARSIPAN

Dewasa ini, informasi menjadi kebutuhan mutlak bagi setiap organisasi, baik organisasi pemerintah maupun swasta. Keseluruhan kegiatan organisasi pada dasarnya membutuhkan informasi.  Oleh karena itu, informasi menjadi bagian yang sangat penting  untuk mendukung proses kerja  administrasi  dan pelaksanaan fungsi-fungsi  manajemen dari birokrasi di dalam menghadapi perubahan situasi dan kondisi yang berkembang dengan cepat.

Salah satu sumber informasi penting yang dapat menunjang proses kegiatan administrasi maupun birokrasi adalah arsip (record). Sebagai rekaman informasi dari seluruh aktivitas organisasi, arsip berfungsi sebagai pusat ingatan, bahan pengambilan keputusan, bukti eksistensi organisasi dan untuk kepentingan organisasi  yang lain. Berdasarkan fungsi arsip yang sangat penting tersebut, maka  harus ada manajemen atau pengelolaan arsip  yang baik sejak penciptaan  sampai dengan penyusutan.

Pengelolaan arsip secara baik yang dapat menunjung kegiatan administrasi agar lebih lancar seringkali diabaikan dengan berbagai macam alasan. Berbagai kendala seperti kurangnya tenaga arsiparis maupun terbatasnya sarana dan prasarana selalu menjadi alasan buruknya pengelolaan arsip di hampir sebagian besar instansi pemerintah maupun swasta. Kondisi semacam itu diperparah dengan imageyang selalu menempatkan bidang kearsipan sebagai �bidang pinggiran� diantara aktivitas-aktivitas kerja lainnya. Pimpinan organisasi sering memandang sebelah mata terhadap keberadaan arsip, tapi selalu ingin pelayanan arsip yang cepat.

Problema-problema tersebut tentu sangat memprihatinkan, karena muaranya adalah pada citra yang tidak baik pada bidang kearsipan. Padahal bidang inilah yang paling vital dalam kerangka kerja suatu administrasi. Tertib administrasi yang diharapkan hanya akan menjadi �omong kosong� apabila tidak dimulai dari tertib kearsipannya.

Dipandang dari nilai pentingnya arsip, semua orang akan mengatakan penting atau sangat penting bahkan seorang pakar kearsipan mengungkapkan bahwa dunia tanpa arsip adalah dunia tanpa memori, tanpa kepastian hukum, tanpa sejarah, tanpa kebudayaan dan tanpa ilmu pengetahuan, serta tanpa identitas kolektif. Tetapi tidak dengan sendirinya arsip-arsip akan menjadi memori, kebudayaan, jaminan kepastian hukum, bahkan pembangun identitas kolektif suatu bangsa jika tidak diikuti dengan upaya pengelolaan arsip secara baik dan benar serta konsisten memandang dan menempatkan arsip sebagai informasi lebih dari sekedar by product atau produk samping sebagai bukti kegiatan organisasi.

Arsip memang bukan hanya sekedar hasil samping dari kegiatan organisasi, arsip diterima dan diciptakan oleh organinasi dalam rangka pelaksanaan kegiatan dan disimpan sebagai bukti kebijakan dan aktivitasnya. Sebagai salah satu sumber informasi, arsip memiliki banyak fungsi yang signifikan untuk menunjang proses kegiatan administratif dan fungsi-fungsi manajemen birokrasi, di samping sebagai sumber primer bagi para peneliti/akademisi.

DOWNLOAD MATERI PENGERTIAN KEARSIPAN KLIK LINK DI BAWAH INI

DOWNLOAD